Comment gérer les dépenses des employés : La création de la politique de dépense

Comment gérer les dépenses des employés : La création de la politique de dépense

Le suivi et la gestion des dépenses des employés est un élément essentiel de toute entreprise, qui a une incidence sur les flux de trésorerie ainsi que sur les impôts. Le suivi de vos dépenses vous permet d’atténuer l’érosion des liquidités, d’apporter des changements opérationnels au besoin et d’être bien préparé pour la saison des impôts. Suivez ce site pour être en mesure de gérer les dépenses de son équipe avec les outils de Qonto.

Création de votre politique de dépenses

Les politiques sont le meilleur moyen de fixer les attentes et d’éliminer les zones grises pour les employés. La cause la plus fréquente des infractions aux politiques de dépenses des employés est le manque de compréhension de la politique, combiné à une faible tolérance pour la recherche de réponses aux questions. Une politique réussie sera juste, clairement rédigée et fournira des directives pour poser des questions.

  • Ce qu’il faut inclure dans votre politique

Votre politique devrait clairement énoncer les règles, les politiques et les attentes. Toutefois, vous devriez également souligner l’intention de votre politique ; qu’il s’agisse de toujours poser des questions avant de dépenser ou de dépenser le moins possible, l’intention aidera à donner le ton général.

Dépenses des employés

  • Règles et exigences 

Inclure les limites des catégories, les indemnités journalières et les exigences en matière de reçus. Énumérez clairement ce qui peut et ne peut pas être soumis, surtout pour les dépenses communes et les catégories. Soyez explicite quant aux délais de présentation d’une dépense, ainsi qu’à tout autre élément qui peut être spécifique à l’entreprise.

  • Processus à suivre 

Décrire le processus de présentation des dépenses, que ce soit directement aux finances ou à un gestionnaire. De plus, s’ils ont encore des questions, comment et à qui les poser.

Assurez-vous d’utiliser un langage que tout le monde peut comprendre dans votre politique et votre processus de gestion des dépenses. Plus précisément, utilisez des catégories faciles à interpréter qui correspondent à votre plan comptable, surtout si vous utilisez du jargon comptable ou des conventions d’appellation. Si vous les rendez faciles à comprendre pour une personne qui n’est pas du domaine des finances, vous aurez moins de travail de devinette à faire pour l’employé.