La réunion est une organisation indispensable au sein d’une entreprise ou d’un quelconque groupement de personnes. Elle présente différents intérêts. Transmission de nouvelles directives, échange d’idées et d’avis, résolution de problèmes, évaluation de la productivité collective et individuelle, recadrage et rectification… En d’autres termes, différentes informations sont transmises au cours de ces réunions. Et comme on le dit souvent, les paroles s’envolent, mais les écrits restent. Il est donc important de regrouper toutes ces informations dans un document qu’on appelle PV ou compte rendu de réunion. Aujourd’hui, bon nombre d’entreprises s’orientent vers l’externalisation de la réalisation de ces documents rédigés ? Quel est l’intérêt de cette procédure d’externalisation ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Les PV et comptes-rendus : importants lors des réunions
Les échanges et les informations transmises au cours d’une réunion d’entreprise sont généralement enregistrés afin de pouvoir être réutilisés ultérieurement et afin de faciliter la transmission vers le personnel et les associés qui n’ont pas pu assister. Pour ce faire, le moyen le plus simple est bien évidemment l’enregistrement audio. Cela étant, le moyen le plus pratique reste la transcription sous forme de PV ou compte rendu.
En quoi consistent les PV et comptes-rendus de réunion ?
Le PV ou compte rendu est donc un document rédigé qui restitue l’ensemble du déroulement d’une réunion d’entreprise. Cela concerne par exemple les discours, les remarques, les diverses interventions et échanges.
Pour réaliser ce compte rendu, un rédacteur est généralement présent dans la salle au cours de chaque réunion. Néanmoins, grâce à la communication à distance, la rédaction peut se faire en direct par visioconférence. Et enfin, il est également possible d’enregistrer la réunion du début jusqu’à la fin, à l’aide d’un dictaphone ou d’un simple Smartphone. L’enregistrement audio sera par la suite transmis au rédacteur qui effectuera la rédaction du compte rendu. Les entreprises de rédaction de comptes-rendus à l’instar d’exanote.fr utilisent ces différents procédés.
Il faut savoir qu’il existe différentes formes de comptes-rendus. La plus fréquente reste ainsi le compte rendu intégral. Comme son nom l’indique, ce compte rendu ou PV reprend l’ensemble des interventions au cours de la réunion. Il existe également des comptes-rendus condensés. Les échanges sont reformulés, mais le ton et les idées importants sont maintenus, de manière à avoir un contenu plus sobre et qui va droit au but.
Mais finalement, la forme du PV et du compte rendu rédigé par le rédacteur dépendra principalement des directives et instructions fournies par l’organisateur de la réunion.
Quel intérêt y a-t-il de réaliser un PV ou compte rendu de réunion ?
Le fait est que les réunions ne peuvent être accessibles qu’à un nombre limité de participants. Grâce à ces documents rédigés, il sera facile pour l’entreprise de transmettre les informations au personnel. Ces comptes-rendus peuvent également être utilisés comme documents de référence pour les réunions futures.
Il faut également savoir que dans certains types de réunions telles que la réunion de comité d’entreprise, le procès-verbal est obligatoire et est soumis à un formalisme défini par le Code du Travail. Ce document pourra alors servir de preuve en cas de litige. Pour la rédaction des PV et comptes-rendus, bon nombre d’entreprises fait appel un professionnel indépendant spécialisé dans le domaine.
L’externalisation des PV et comptes-rendus : un choix judicieux
L’externalisation est une méthode d’organisation de plus en plus utilisée actuellement grâce au développement et à l’évolution des outils de télécommunication et de l’information. De manière générale, il s’agit ici d’un procédé qui consiste pour une entreprise, à faire appel à une autre entreprise pour la réalisation d’une ou de plusieurs tâches spécifiques. Ces tâches concernent généralement l’aspect administratif. La rédaction de PV et de compte rendu peut ainsi y être prise en compte.
Avantages de l’externalisation en général
Pour l’entreprise qui y a recours, l’externalisation permet d’avoir un gain de temps puisqu’elle se libérera de diverses tâches laborieuses et chronophages n’ayant pas d’incidence directe avec le cœur de métier. Elle garantit également un travail de meilleure qualité. Par ailleurs, l’externalisation permet de réduire le nombre de personnel en faisant appel à un professionnel compétent pour des missions ponctuelles. Et enfin, l’externalisation permet d’acquérir de nouvelles compétences en étudiant la façon de procéder du sous-traitant.
L’externalisation appliquée aux PV et aux comptes-rendus de réunion
Outre les points déjà précités, l’externalisation des PV et comptes-rendus vous permettra d’avoir des documents parfaitement fidèles aux échanges effectués au cours de la réunion puisqu’ils seront rédigés par un rédacteur impartial et indépendant à l’entreprise.